কর্মচারীদের জন্য লিখিত
যোগাযোগের মাধ্যম বা পদ্ধতিসমূহ লিখুন।
ভূমিকা: প্রতিষ্ঠানের
প্রতিদিনের কার্যক্রম সুচারুভাবে পরিচালনার জন্য কর্মচারীদের সঙ্গে সঠিক ও কার্যকর
যোগাযোগ অত্যন্ত জরুরি। যোগাযোগের এই প্রক্রিয়ায় লিখিত মাধ্যম ব্যবহৃত হলে তা আরও
বেশি বিশ্বস্ত, প্রামাণ্য ও দীর্ঘস্থায়ী হয়। কারণ লিখিত বার্তা ভবিষ্যতের জন্য সংরক্ষণ
করা যায় এবং প্রয়োজনে দলিল হিসেবে উপস্থাপনও করা সম্ভব হয়।
নিচে কর্মচারীদের জন্য ব্যবস্থাপনায় ব্যবহৃত
লিখিত যোগাযোগের মাধ্যম বা পদ্ধতিসমূহ সংক্ষিপ্তভাবে ও সহজ ভাষায় তুলে ধরা হলো:
১. অফিসিয়াল চিঠি (Official Letter): কোনো আদেশ, নির্দেশ,
প্রশংসাপত্র বা শাস্তির বিষয় লিখিতভাবে জানাতে ব্যবহৃত হয়।
২. মেমো বা স্মারকলিপি (Memo): অফিসের অভ্যন্তরীণ
যোগাযোগের জন্য ব্যবহৃত সংক্ষিপ্ত বার্তা—যেমন সময় পরিবর্তন বা নিয়মাবলি জানানো।
৩. ই-মেইল (E-mail): দ্রত তথ্য পাঠানোর
জন্য ব্যবহৃত আধুনিক মাধ্যম, যা কর্মচারীদের মধ্যে যোগাযোগ সহজ করে।
৪. বিজ্ঞপ্তি (Notice): ছুটি, সভা, নীতি পরিবর্তন ইত্যাদি জানাতে অফিসের বোর্ডে টানানো লিখিত বার্তা।
৫. সার্কুলার (Circular): একই তথ্য একাধিক
কর্মচারীকে একসাথে জানাতে ব্যবহৃত লিখিত পত্র।
৬. প্রতিবেদন (Report): কোনো কাজের অগ্রগতি, সমস্যা বা
বিশ্লেষণ জানাতে কর্মচারীরা লিখিত প্রতিবেদন জমা দেন।
৭. আবেদনপত্র (Application): ছুটি, বদলি,
প্রমোশন ইত্যাদির জন্য কর্মচারীরা লিখিত আবেদন করেন।
৮. নীতিমালা বা নির্দেশিকা (Policy Document): প্রতিষ্ঠানের
নিয়ম-কানুন ও আচরণবিধি লিখিত আকারে কর্মচারীদের জানানো হয়।
৯. সভা কার্যবিবরণী (Meeting Minutes): কোনো সভায়
কর্মচারীদের সম্পর্কিত সিদ্ধান্ত লিখিতভাবে রেকর্ড করা হয়।
১০. ফর্ম ও প্রশ্নপত্র (Forms & Questionnaires):
তথ্য
সংগ্রহ বা নির্ধারিত কার্যক্রমের অংশ নিতে কর্মচারীদের ফর্ম পূরণ করতে হয়।
উপসংহার: একটি প্রতিষ্ঠানে
সুষ্ঠু ও সুচারু ব্যবস্থাপনার জন্য কর্মচারীদের সঙ্গে লিখিত যোগাযোগ অপরিহার্য। এটি কেবল তথ্য
আদান-প্রদানের মাধ্যম নয়, বরং অফিসিয়াল নির্দেশ, নীতিমালা,
দায়িত্ব বণ্টন এবং কর্মদক্ষতা মূল্যায়নের ভিত্তি হিসেবেও কাজ করে।
অফিসিয়াল চিঠি, মেমো, ই-মেইল, প্রতিবেদন, বিজ্ঞপ্তি ইত্যাদি মাধ্যমে এই যোগাযোগ
কার্যকরভাবে সম্পন্ন হয়।
বিকল্প উত্তর:
কর্মচারীদের জন্য লিখিত
যোগাযোগের মাধ্যম বা পদ্ধতিসমূহ লিখুন।
ভূমিকা: প্রতিষ্ঠানের
প্রতিদিনের কার্যক্রম সুচারুভাবে পরিচালনার জন্য কর্মচারীদের সঙ্গে সঠিক ও কার্যকর
যোগাযোগ অত্যন্ত জরুরি। যোগাযোগের এই প্রক্রিয়ায় লিখিত মাধ্যম ব্যবহৃত হলে তা আরও
বেশি বিশ্বস্ত, প্রামাণ্য ও দীর্ঘস্থায়ী হয়। কারণ লিখিত বার্তা ভবিষ্যতের জন্য সংরক্ষণ
করা যায় এবং প্রয়োজনে দলিল হিসেবে উপস্থাপনও করা সম্ভব হয়।
নিচে কর্মচারীদের জন্য ব্যবস্থাপনায় ব্যবহৃত
লিখিত যোগাযোগের মাধ্যমগুলো ব্যাখ্যা করা হলো:
১. অফিসিয়াল চিঠি (Official Letter): কোনো কর্মচারীকে
নির্দেশনা প্রদান, প্রশংসা, শাস্তি, বদলি,
বা দায়িত্ব অর্পণ করার জন্য অফিসিয়াল চিঠি ব্যবহৃত হয়। এটি একটি
আনুষ্ঠানিক লিখিত যোগাযোগ মাধ্যম এবং এক্ষেত্রে নির্দিষ্ট কাঠামো ও ভাষা অনুসরণ
করা হয়। অফিসিয়াল চিঠি কর্মচারীর ফাইলে সংরক্ষিত থাকে এবং ভবিষ্যতে রেফারেন্স
হিসেবেও ব্যবহৃত হয়।
২. মেমো বা স্মারকলিপি (Memo): মেমো হলো সংক্ষিপ্ত ও
দ্রুত অভ্যন্তরীণ বার্তা, যা ব্যবস্থাপকের পক্ষ থেকে কর্মচারীদের মধ্যে বিতরণ করা হয়।
এটি সাধারণত রুটিন পরিবর্তন, একটি নোটিশ, বা বিশেষ কোনো নিয়মের কথা জানাতে ব্যবহৃত হয়। এতে আনুষ্ঠানিকতা কম থাকলেও
বার্তাটি গুরুত্বপূর্ণ হয়।
৩. ই-মেইল (E-mail): ই-মেইল বর্তমানে
যোগাযোগের সবচেয়ে দ্রুত ও কার্যকর মাধ্যম। কর্মচারীদের মধ্যে যে কোনো তথ্য, ফাইল,
বিজ্ঞপ্তি বা সভার আমন্ত্রণ পাঠাতে ই-মেইল ব্যবহার করা হয়। এটি
সংরক্ষণযোগ্য এবং সহজে অনুসন্ধানযোগ্য হওয়ায় অফিসিয়াল কাজে খুবই গুরুত্বপূর্ণ
ভূমিকা রাখে।
৪. বিজ্ঞপ্তি (Notice): যখন কোনো বিষয় সবাইকে
জানানো প্রয়োজন হয়, যেমন—অফিস ছুটি, সভার তারিখ, বা নতুন নিয়ম চালু করার ঘোষণা, তখন তা বিজ্ঞপ্তি
আকারে প্রকাশ করা হয়। এটি সাধারণত অফিসের নোটিশ বোর্ডে টাঙানো হয় বা ই-মেইলের
মাধ্যমে পাঠানো হয়।
৫. সার্কুলার (Circular): একই ধরণের তথ্য
একাধিক কর্মচারী বা বিভাগকে জানাতে সার্কুলার ব্যবহার করা হয়। যেমন, নতুন একটি
অফিস পলিসি চালু হলে বা নির্দিষ্ট ড্রেস কোড অনুসরণ করার নির্দেশ দেওয়া হলে,
একটি সার্কুলার তৈরি করে সবাইকে জানানো হয়।
৬. প্রতিবেদন (Report): কর্মচারীরা তাদের
কাজের বিবরণ, সমস্যা, সাফল্য বা সুপারিশ নিয়ে লিখিত প্রতিবেদন
তৈরি করে ব্যবস্থাপকের কাছে জমা দেন। এটি ব্যবস্থাপনায় তথ্য বিশ্লেষণ, মূল্যায়ন ও সিদ্ধান্ত গ্রহণে সাহায্য করে। যেমন: বিক্রয় প্রতিনিধির মাসিক
বিক্রয় প্রতিবেদন।
৭. আবেদনপত্র (Application): যখন কর্মচারীরা ছুটি, বদলি,
বেতন বৃদ্ধি, প্রমোশন বা অন্য কোনো বিষয়ে
অনুরোধ জানাতে চায়, তখন তারা লিখিত আবেদনপত্র ব্যবহার করে।
এটি ব্যবস্থাপকের কাছে এক ধরনের আনুষ্ঠানিক অনুরোধ হিসেবে বিবেচিত হয়।
৮. নীতিমালা বা নির্দেশিকা (Policy Document): প্রতিষ্ঠানের
আচরণবিধি, ড্রেস কোড, অফিস সময়সূচি, নিরাপত্তা
ব্যবস্থা ইত্যাদি বিষয় নিয়ে যে নীতিমালাগুলো লেখা হয়, সেগুলো
লিখিতভাবে কর্মচারীদের জানানো হয়। এটি কর্মচারীদের আচরণ ও কর্মপদ্ধতি সঠিক রাখতে
সাহায্য করে।
৯. সভার কার্যবিবরণী (Meeting Minutes): যে কোনো অফিসিয়াল
সভায় আলোচনা, সিদ্ধান্ত এবং দায়িত্ব বণ্টনের বিষয়গুলো লিখিতভাবে রেকর্ড করা হয়, যাকে সভার কার্যবিবরণী বলা হয়। এটি পরে কর্মচারীদের জানিয়ে দেওয়া হয়,
যেন তারা জানেন কী সিদ্ধান্ত হয়েছে এবং কার দায়িত্ব কী।
১০. ফর্ম ও প্রশ্নপত্র (Forms & Questionnaires):
কোনো
নির্দিষ্ট তথ্য সংগ্রহের জন্য কর্মচারীদের কাছ থেকে ফর্ম পূরণ করানো হয়, যেমন
স্বাস্থ্য ফর্ম, ব্যক্তিগত তথ্য ফর্ম, প্রশিক্ষণের
প্রতিক্রিয়া ফর্ম ইত্যাদি। এগুলো ব্যবস্থাপনার নানা কাজের জন্য গুরুত্বপূর্ণ ডেটা
সরবরাহ করে।
উপসংহার: উপরের প্রতিটি মাধ্যম
কর্মচারীদের সাথে সুস্পষ্ট, কার্যকর ও পেশাদার যোগাযোগ নিশ্চিত করতে ব্যবস্থাপনায়
গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। সঠিক লিখিত যোগাযোগ প্রতিষ্ঠানকে করে তোলে সংগঠিত,
দক্ষ এবং জবাবদিহিমূলক।
সার্চ কী: লিখিত যোগাযোগ কি, এর কিছু উদাহরণ দাও?
লিখিত যোগাযোগের
৭টি উপাদান কি কি? কর্মক্ষেত্রে লিখিত যোগাযোগ
কখন ব্যবহার করা উচিত? যোগাযোগের ১০ টি মাধ্যম
কী কী? লিখিত যোগাযোগ উপাদান সমূহ, লিখিত যোগাযোগ এর উদাহরণ, লিখিত যোগাযোগ কি কি, লিখিত যোগাযোগ মাধ্যম
কোনটি, ব্যবসায় যোগাযোগ বই pdf, লিখিত যোগাযোগ কত প্রকার, লিখিত যোগাযোগের সুবিধা লিখ, ব্যবসায় যোগাযোগ কি, লৈখিক যোগাযোগ কী?, যোগাযোগের লিখিত মাধ্যম কয়টি? লিখিত যোগাযোগের সংক্ষিপ্ত নোট কি? ব্যবস্থাপনার কাজগুলো কী কী?, ব্যবস্থাপনার চার প্রকার কি কি?, ব্যবস্থাপনার মূলনীতিগুলো
কি কি? ব্যবস্থাপনার বৈশিষ্ট্য কি কি?, ব্যবস্থাপনা তত্ত্বের জনক কে, ব্যবস্থাপনা বলতে কি বুঝ, আধুনিক ব্যবস্থাপনা কাকে
বলে, ব্যবস্থাপনা কাকে বলে ব্যবস্থাপনার
কার্যাবলী, আধুনিক ব্যবস্থাপনার জনক কে,
ব্যবস্থাপনা
প্রক্রিয়া কি, ব্যবস্থাপনা পরিচালক কাকে বলে, ব্যবস্থাপনা ও প্রশাসনের মধ্যে পার্থক্য
ঘোষণা: এই ওয়েবসাইটে প্রকাশিত সকল লেখনি লেখক ও ওয়েব এডমিন মুহাম্মাদ আল-আমিন খান কর্তৃক সর্বস্বত্ব সংরক্ষিত। Bangla Articles এর কোনো লেখনি থেকে সম্পূর্ণ অথবা আংশিক কপি করে সোশ্যাল মিডিয়া ও অন্য কোনো ওয়েবসাইটে প্রকাশ করা যাবে না। কোনো লেখনি ভালো লাগলে ও প্রয়োজনীয় মনে হলে এই ওয়েবসাইট থেকেই তা পড়তে পারেন অথবা ওয়েব লিংক শেয়ার করতে পারেন। গুগল সার্চ থেকে দেখা গেছে যে- বহু লেখনি কতিপয় ব্যক্তি নিজের নামে চালিয়ে দিয়েছেন, যা সম্পূর্ণরূপে কপিরাইট আইনের লঙ্ঘন। ভবিষ্যতে আবারও এমনটি হলে প্রথমত গুগলের কাছে রিপোর্ট করা হবে ও দ্বিতীয়ত তাদের বিরুদ্ধে অবশ্যই কপিরাইট আইনের আওতায় আইনগত ব্যবস্থা নেওয়া হবে। একই সাথে সকলের জ্ঞাতার্থে জানাচ্ছি যে- Bangla Articles এ প্রকাশিত কোনো লেখনি আপনার ভালো না-ও লাগতে পারে, প্রয়োজনে আপনি এর সমালোচনা কমেন্টের মাধ্যমে করতে পারেন। বাক স্বাধীনতা, চিন্তার বহিঃপ্রকাশ করার অধিকার ও লেখালেখি করার অভ্যাসের জায়গা থেকে লেখক যা ইচ্ছা তাই লিখতে পারেন। তবে তিনি তার যেকোনো লেখনির ব্যাপারে যথেষ্ট সচেতন যাতে করে শালীনতা বজায় রাখা যায় এবং অন্যের ধর্মীয় অনুভূতি, মূল্যবোধ ও অধিকারের প্রতি যথাযথ সম্মান প্রদর্শন করা যায়। - মুহাম্মাদ আল-আমিন খান, লেখক ও ওয়েব এডমিন, Bangla Articles
