.png)
কার্য বিবরণীতে অত্যাবশ্যকীয় বিষয় ও শর্তাবলী
কার্য বিবরণী (Terms of Reference বা ToR) হলো একটি দস্তাবেজ যা একটি প্রকল্প, কাজ,
বা অনুসন্ধান কার্যক্রমের উদ্দেশ্য, লক্ষ্যে,
শর্তাবলী এবং কাঠামো নির্ধারণ করে। এটি নির্দিষ্ট কাজ বা
কার্যক্রমের জন্য নির্দেশিকা বা নির্দেশাবলী সরবরাহ করে এবং দল বা ব্যক্তির
দায়িত্ব ও কর্তব্য স্পষ্ট করে। একটি কার্য বিবরণী তৈরির সময় কিছু অত্যাবশ্যকীয়
বিষয় এবং শর্তাবলী রাখা গুরুত্বপূর্ণ। নিচে সেগুলি আলোচনা করা হলো:
১. প্রেক্ষাপট (Context):
- ব্যাখ্যা: কার্য
বিবরণী লেখার শুরুতে সাধারণত কাজের প্রেক্ষাপট বা প্রয়োজনীয়তার ব্যাখ্যা
করা হয়। এখানে বলা হয় কেন এই কাজ বা প্রকল্পটি করা হচ্ছে এবং এটি কীভাবে
সংস্থা বা প্রতিষ্ঠানটির উদ্দেশ্য এবং লক্ষ্য পূরণের সাথে সম্পর্কিত।
- উদাহরণ: "এই প্রকল্পটি নতুন বিপণন কৌশল বাস্তবায়ন করার উদ্দেশ্যে শুরু করা
হয়েছে।"
২. লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য (Objectives):
- ব্যাখ্যা: কার্য
বিবরণীর অন্যতম গুরুত্বপূর্ণ অংশ হল লক্ষ্য ও উদ্দেশ্য। এখানে কাজ বা
প্রকল্পের স্পষ্ট উদ্দেশ্য এবং লক্ষ্যগুলি উল্লেখ করা হয়। এটি পরিষ্কার করে
যে কাজটি কী অর্জন করবে এবং কীভাবে সংস্থা বা প্রতিষ্ঠানের জন্য মূল্যবান
হবে।
- উদাহরণ: "এই গবেষণার মূল লক্ষ্য হলো বাজারে গ্রাহকদের চাহিদা অনুসন্ধান করা
এবং নতুন পণ্য উন্নয়নে সহায়তা করা।"
৩. পরিসর (Scope):
- ব্যাখ্যা: কার্য
বিবরণীতে কাজ বা প্রকল্পের পরিসর উল্লেখ করতে হয়, অর্থাৎ কী কী কার্যক্রম এবং কাজ এই প্রকল্প বা উদ্যোগের
আওতায় আসবে। এটি কার্যক্রমের সীমা এবং সংশ্লিষ্ট বিষয়গুলো নির্ধারণ করে।
- উদাহরণ: "এটি শুধুমাত্র পণ্য উন্নয়ন এবং গ্রাহক গবেষণার জন্য সীমাবদ্ধ থাকবে,
এর বাইরে অন্যান্য কার্যক্রম অন্তর্ভুক্ত হবে না।"
৪. কার্যপদ্ধতি (Methodology):
- ব্যাখ্যা: এখানে
বলা হয় কীভাবে কার্যক্রমটি সম্পন্ন হবে। এটি গবেষণা পদ্ধতি, কাজের ধাপ, এবং ব্যবহৃত প্রযুক্তি
বা সরঞ্জামগুলোর বর্ণনা প্রদান করে।
- উদাহরণ: "গবেষণা করার জন্য আমরা স্যাম্পল সাইজ ৫০০ গ্রাহক নিয়ে জরিপ পরিচালনা
করব এবং সঠিক তথ্য সংগ্রহের জন্য কোয়ালিটেটিভ ও কোয়ান্টিটেটিভ পদ্ধতি
ব্যবহার করা হবে।"
৫. সময়সীমা (Timeline):
- ব্যাখ্যা: কার্য
বিবরণীতে কার্যক্রম বা প্রকল্পটির জন্য নির্ধারিত সময়সীমা এবং তার বিভিন্ন
ধাপ বা মাইলস্টোন উল্লেখ করা হয়। এটি কাজের প্রক্রিয়া এবং সময়সীমা
সঠিকভাবে পরিচালনা করতে সাহায্য করে।
- উদাহরণ: "এই প্রকল্পটি ৬ মাসের মধ্যে শেষ করতে হবে, যেখানে
প্রথম মাসটি পরিকল্পনা ও প্রস্তুতির জন্য এবং পরবর্তী পাঁচ মাসটি
বাস্তবায়নের জন্য নির্ধারিত থাকবে।"
৬. দায়িত্ব এবং কর্তব্য (Roles and Responsibilities):
- ব্যাখ্যা: কার্য
বিবরণীতে সংশ্লিষ্ট দলের সদস্য বা ব্যক্তি যারা এই কাজ বা প্রকল্পের সঙ্গে
জড়িত, তাদের দায়িত্ব এবং কর্তব্য
নির্ধারণ করা হয়। এটি কাজের স্পষ্ট বন্টন এবং কার্যক্রমের দক্ষতা বৃদ্ধি
করতে সাহায্য করে।
- উদাহরণ: "প্রকল্পের জন্য প্রধান গবেষক দায়িত্বে থাকবেন, এবং
সহকারী গবেষকরা মাঠ পর্যায়ে জরিপ সংগৃহীত করবেন।"
৭. বাজেট ও খরচ (Budget and Cost):
- ব্যাখ্যা: কার্য
বিবরণীতে কাজের জন্য প্রয়োজনীয় বাজেট এবং খরচের প্রাক্কলন করা হয়। এতে
বিভিন্ন খরচের শিরোনাম, যেমন:
মানবসম্পদ, সরঞ্জাম, সফটওয়্যার,
উপকরণ ইত্যাদি উল্লেখ করা হয়।
- উদাহরণ: "এ প্রকল্পের জন্য প্রাথমিক বাজেট ১০ লাখ টাকা নির্ধারণ করা হয়েছে,
যার মধ্যে ৪ লাখ টাকা গবেষণা সরঞ্জাম, ৩
লাখ টাকা মানবসম্পদ এবং ৩ লাখ টাকা পরিপূরক খরচের জন্য বরাদ্দ করা হবে।"
৮. মূল্যায়ন এবং পর্যবেক্ষণ (Evaluation and Monitoring):
- ব্যাখ্যা: কার্য
বিবরণীতে বলা হয় কিভাবে কার্যক্রম বা প্রকল্পটি পর্যবেক্ষণ ও মূল্যায়ন করা
হবে। এর মাধ্যমে কার্যক্রমের অগ্রগতি এবং সাফল্য নির্ধারণ করা হয়।
- উদাহরণ: "প্রকল্পের প্রতি মাসে অগ্রগতি পর্যালোচনা করা হবে এবং ত্রৈমাসিক
প্রতিবেদন প্রস্তুত করা হবে, যাতে প্রকল্পের সাফল্য এবং
সমস্যাগুলি মূল্যায়ন করা যেতে পারে।"
৯. ঝুঁকি ব্যবস্থাপনা (Risk Management):
- ব্যাখ্যা: কাজ
বা প্রকল্পের সাথে সম্পর্কিত সম্ভাব্য ঝুঁকি এবং তাদের প্রতিকার সম্পর্কে
আলোচনা করা হয়। এতে এই ঝুঁকিগুলি চিহ্নিত করা এবং সেগুলি মোকাবিলা করার
পরিকল্পনা রাখা হয়।
- উদাহরণ: "অব্যাহত বৃষ্টি বা সাপ্লাই চেইনের বিঘ্নের মতো
ঝুঁকিগুলি মোকাবেলা করার জন্য একটি বিকল্প পরিকল্পনা প্রস্তুত থাকবে।"
১০. প্রতিবেদন ও উপস্থাপনা (Reporting and Deliverables):
- ব্যাখ্যা: কার্য
বিবরণীতে বলা হয় যে কাজটি শেষ হলে কোন ধরনের প্রতিবেদন বা উপস্থাপনা তৈরি
করতে হবে এবং তা কাকে বা কোথায় জমা দিতে হবে।
- উদাহরণ: "প্রকল্পের শেষ দিনে একটি সমাপ্তি প্রতিবেদন জমা দিতে হবে, যা ফলাফল, গবেষণার উপসংহার এবং সুপারিশ সহ
হবে।"
১১. শর্তাবলী ও সম্মতি (Terms and Conditions):
- ব্যাখ্যা: কাজ
বা প্রকল্পের জন্য নির্দিষ্ট শর্তাবলী নির্ধারণ করা হয়, যেমন চুক্তির শর্ত, নির্ধারিত সময়,
সম্মতি প্রদান, বা কোনো নির্দিষ্ট
নিয়মাবলী।
- উদাহরণ: "এ প্রকল্পের জন্য পেমেন্ট ধাপে ধাপে প্রদান করা হবে, এবং প্রতিটি মাইলস্টোন সফলভাবে সম্পন্ন করার পর পরবর্তী পেমেন্ট করা
হবে।"
উপসংহার:
একটি কার্য বিবরণী (ToR) স্পষ্টভাবে কাজের দিক নির্দেশনা প্রদান করে এবং সবার জন্য দায়িত্ব ও কর্তব্য নির্ধারণ করে, যাতে কাজটি সঠিকভাবে এবং সময়মতো সম্পন্ন হতে পারে। এর মধ্যে যেসব বিষয় ও শর্তাবলী উল্লেখ করা হয়, সেগুলি কাজের সফল বাস্তবায়ন এবং স্বচ্ছতা বজায় রাখতে সহায়ক।
ঘোষণা: এই ওয়েবসাইটে (Bangla Articles) প্রকাশিত সকল লেখনি লেখক ও ওয়েব এডমিন মুহাম্মাদ আল-আমিন খান কর্তৃক সর্বস্বত্ব সংরক্ষিত। Bangla Articles এর কোনো লেখনি থেকে সম্পূর্ণ অথবা আংশিক কপি করে সোশ্যাল মিডিয়া ও অন্য কোনো ওয়েবসাইটে প্রকাশ করা যাবে না। কোনো লেখনি ভালো লাগলে ও প্রয়োজনীয় মনে হলে এই ওয়েবসাইট থেকেই তা পড়তে পারেন অথবা ওয়েব লিংক শেয়ার করতে পারেন। গুগল সার্চ থেকে দেখা গেছে যে- বহু লেখনি কতিপয় দুষ্কৃতিকারী নিজের নামে চালিয়ে দিয়েছেন, যা সম্পূর্ণরূপে কপিরাইট আইনের লঙ্ঘন। ভবিষ্যতে আবারও এমনটি হলে প্রথমত গুগলের কাছে রিপোর্ট করা হবে ও দ্বিতীয়ত তাদের বিরুদ্ধে অবশ্যই কপিরাইট আইনের আওতায় আইনগত ব্যবস্থা নেওয়া হবে। একই সাথে সকলের জ্ঞাতার্থে জানাচ্ছি যে- Bangla Articles এ প্রকাশিত কোনো লেখনি আপনার ভালো না-ও লাগতে পারে, প্রয়োজনে আপনি এর সমালোচনা কমেন্টের মাধ্যমে করতে পারেন। বাক স্বাধীনতা, চিন্তার বহিঃপ্রকাশ করার অধিকার ও লেখালেখি করার অভ্যাসের জায়গা থেকে লেখক যা ইচ্ছা তাই লিখতে পারেন। তবে তিনি তার যেকোনো লেখনির ব্যাপারে যথেষ্ট সচেতন যাতে করে শালীনতা বজায় রাখা যায় এবং অন্যের ধর্মীয় অনুভূতি, মূল্যবোধ ও অধিকারের প্রতি যথাযথ সম্মান প্রদর্শন করা যায়। - মুহাম্মাদ আল-আমিন খান, লেখক ও ওয়েব এডমিন, Bangla Articles
