ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ ব্যবহারের সুবিধা ও অসুবিধাগুলো লিখুন
ভূমিকা: যেকোনো ব্যবসা প্রতিষ্ঠান
পরিচালনায় কার্যকর যোগাযোগ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ উপাদান। একটি প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি
স্তরে সুষ্ঠু কর্মকাণ্ড ও সিদ্ধান্ত গ্রহণ নিশ্চিত করতে তথ্যের যথাযথ আদান-প্রদান আবশ্যক।
এই প্রয়োজনে গড়ে ওঠে আনুষ্ঠানিক ও অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ ব্যবস্থার ভিত্তি। নিম্নে
ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ (Formal Communication) ব্যবহারের সুবিধা
ও অসুবিধাগুলো বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করা হলো:
আনুষ্ঠানিক যোগাযোগের
সুবিধাসমূহ:
১. নিয়মিত ও সুসংগঠিত তথ্য প্রবাহ: আনুষ্ঠানিক
যোগাযোগে নির্দিষ্ট নিয়ম, কাঠামো ও চ্যানেল অনুসরণ করা হয়। ফলে তথ্য সঠিকভাবে সময়মতো
সঠিক স্থানে পৌঁছায়।
২. দায়িত্ব ও কর্তব্য নির্ধারণ সহজ হয়: প্রতিটি
কর্মকর্তা বা কর্মচারীর দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব স্পষ্টভাবে নির্ধারিত থাকে। ফলে
জবাবদিহিতার পরিবেশ সৃষ্টি হয়।
৩. দলবদ্ধ কার্যক্রমে সমন্বয় রক্ষা: বড়
প্রতিষ্ঠানে বিভিন্ন বিভাগের মধ্যে সমন্বয় বজায় রাখতে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ অত্যন্ত
কার্যকর ভূমিকা পালন করে।
৪. লিখিত নথিপত্রের প্রমাণ: আনুষ্ঠানিক
বার্তা সাধারণত লিখিত হয়। ফলে ভবিষ্যতে কোনো বিরোধ বা ভুল বোঝাবুঝি হলে দলিল
হিসেবে ব্যবহার করা যায়।
৫. সংগঠন কাঠামোর শৃঙ্খলা বজায় থাকে: প্রতিষ্ঠানের
ঊর্ধ্বতন থেকে অধস্তন পর্যন্ত নির্দিষ্ট চ্যানেল মেনে চললে শৃঙ্খলা ও নিয়ন্ত্রণ
বজায় রাখা সহজ হয়।
৬. প্রতিষ্ঠানিক নীতিমালা বাস্তবায়ন সহজ হয়:
আনুষ্ঠানিক ব্যবস্থায় আদেশ, নীতিমালা, ঘোষণা ইত্যাদি কর্মীদের কাছে
দ্রুত ও কার্যকরভাবে পৌঁছানো সম্ভব হয়।
৭. কর্মীদের মধ্যে পেশাদার মনোভাব তৈরি হয়:
আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ পদ্ধতিতে পেশাদারিত্ব বজায় থাকে, যা কর্মীদের আচরণেও প্রতিফলিত
হয়।
আনুষ্ঠানিক যোগাযোগের
অসুবিধাসমূহ:
১. ধীরগতি: নিয়ম ও ধাপ মেনে চলার কারণে
জরুরি তথ্য বা সিদ্ধান্ত পৌঁছাতে সময় লাগে।
২. অনমনীয়তা: কাঠামোগত সীমাবদ্ধতার কারণে
প্রয়োজনমাফিক নমনীয়ভাবে বার্তা আদান-প্রদান করা কঠিন হয়।
৩. সৃজনশীলতা দমন হতে পারে: বেশি
নিয়ম-কানুনের কারণে কর্মীরা স্বাধীনভাবে মতামত বা নতুন ধারণা প্রকাশে নিরুৎসাহিত
বোধ করে।
৪. ব্যক্তিগত সম্পর্ক দুর্বল হয়: অতিরিক্ত
আনুষ্ঠানিকতার কারণে ব্যক্তিগত সম্পর্ক বা আন্তরিকতা গড়ে ওঠে না, যা
টিমওয়ার্কে প্রভাব ফেলে।
৫. যোগাযোগ বিভ্রাটের আশঙ্কা: দীর্ঘ চেইন
বা ধাপে ধাপে তথ্য আদান-প্রদান করলে অনেক সময় বার্তা বিকৃত হয় বা ভুলভাবে পৌঁছায়।
৬. কম সময়োপযোগী: দ্রুত পরিবর্তনশীল
ব্যবসায়িক পরিবেশে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগের ধীরতা অনেক সময় প্রতিষ্ঠানকে পিছিয়ে দেয়।
৭. কর্মীদের মধ্যে দূরত্ব সৃষ্টি: কঠোর
আনুষ্ঠানিকতা কর্মীদের মধ্যে একধরনের মানসিক দূরত্ব তৈরি করে, যা মনোবল
কমিয়ে দিতে পারে।
উপসংহার: ব্যবসায়িক
প্রতিষ্ঠানে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ প্রতিষ্ঠানের কাঠামো ও কার্যকারিতা বজায় রাখতে
গুরুত্বপূর্ণ হলেও এর কিছু সীমাবদ্ধতাও রয়েছে। তাই, প্রয়োজনে অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগকে
সম্পূরক হিসেবে ব্যবহার করে যোগাযোগ ব্যবস্থাকে আরও গতিশীল করা উচিত।
বিকল্প উত্তর:
ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ ব্যবহারের সুবিধা ও অসুবিধাগুলো লিখুন
ভূমিকা: যেকোনো ব্যবসা প্রতিষ্ঠান
পরিচালনায় কার্যকর যোগাযোগ অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ উপাদান। একটি প্রতিষ্ঠানের প্রতিটি
স্তরে সুষ্ঠু কর্মকাণ্ড ও সিদ্ধান্ত গ্রহণ নিশ্চিত করতে তথ্যের যথাযথ আদান-প্রদান আবশ্যক।
এই প্রয়োজনে গড়ে ওঠে আনুষ্ঠানিক ও অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ ব্যবস্থার ভিত্তি। নিচে
ব্যবসায় প্রতিষ্ঠানে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ ব্যবহারের প্রত্যেকটি সুবিধা ও
অসুবিধা বিস্তারিত ব্যাখ্যাসহ উপস্থাপন করা হলো:
আনুষ্ঠানিক যোগাযোগের
সুবিধাসমূহ (বিস্তারিত বর্ণনা সহ)
১. নিয়মিত ও সুসংগঠিত তথ্য প্রবাহ: আনুষ্ঠানিক
যোগাযোগ নির্দিষ্ট নিয়ম ও পদ্ধতি অনুসরণ করে। প্রতিটি বার্তা নির্দিষ্ট চ্যানেল
দিয়ে নির্ধারিত ব্যক্তির কাছে পৌঁছায়। ফলে যোগাযোগ এলোমেলো না হয়ে গোছানোভাবে
সম্পন্ন হয়।
২. দায়িত্ব ও কর্তব্য নির্ধারণ সহজ হয়: আনুষ্ঠানিক
যোগাযোগে প্রতিটি পদে কর্মরত ব্যক্তির দায়িত্ব ও কর্তৃত্ব স্পষ্টভাবে উল্লেখ থাকে।
এতে করে কে কোন কাজ করবে, এবং কী পরিমাণ দায়ভার তার উপর বর্তায়, তা
পরিষ্কার হয়। ফলে জবাবদিহিতার পরিবেশ গড়ে ওঠে।
৩. দলবদ্ধ কার্যক্রমে সমন্বয় রক্ষা: একটি
প্রতিষ্ঠানে একাধিক বিভাগ একসঙ্গে কাজ করে। আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ ব্যবস্থার মাধ্যমে
প্রতিটি বিভাগের মধ্যে সমন্বয় তৈরি হয় এবং কাজের গতি বজায় থাকে।
৪. লিখিত নথিপত্রের প্রমাণ: আনুষ্ঠানিক
যোগাযোগ সাধারণত লিখিত হয় (চিঠি, নোটিশ, মেমো
ইত্যাদি)। এতে ভবিষ্যতে কোনো সমস্যা দেখা দিলে পূর্বের নথিপত্র প্রমাণ হিসেবে
ব্যবহার করা যায়। এটি আইনি ও প্রশাসনিক দিক থেকে গুরুত্বপূর্ণ।
৫. সংগঠন কাঠামোর শৃঙ্খলা বজায় থাকে: প্রতিষ্ঠানে
প্রতিটি স্তরের ব্যক্তির মধ্যে যোগাযোগের জন্য নির্দিষ্ট চ্যানেল থাকে। কেউ সরাসরি
ঊর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষকে এড়িয়ে যোগাযোগ করতে পারে না। এটি একটি সুসংগঠিত ও শৃঙ্খলিত
পরিবেশ গড়ে তোলে।
৬. প্রতিষ্ঠানিক নীতিমালা বাস্তবায়ন সহজ হয়:
প্রতিষ্ঠান তার বিভিন্ন আদেশ, নির্দেশ, নীতিমালা
ইত্যাদি আনুষ্ঠানিকভাবে কর্মীদের কাছে পৌঁছে দেয়। ফলে এ সকল সিদ্ধান্ত সঠিকভাবে
কার্যকর হয়।
৭. কর্মীদের মধ্যে পেশাদার মনোভাব তৈরি হয়:
আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ পদ্ধতিতে শৃঙ্খলা, দায়িত্ববোধ ও নিয়ম পালন করতে হয়। এর ফলে
কর্মীরা পেশাগত আচরণ, ভাষা ও মনোভাব অনুসরণ করতে শেখে।
আনুষ্ঠানিক যোগাযোগের
অসুবিধাসমূহ
১. ধীরগতি: যেহেতু আনুষ্ঠানিক যোগাযোগে
নিয়ম, পর্যায় ও অনুমোদন মানতে হয়, তাই দ্রুত সিদ্ধান্ত
গ্রহণ বা বার্তা আদান-প্রদানে সময় লাগে। জরুরি পরিস্থিতিতে এটি সমস্যাজনক হতে
পারে।
২. অনমনীয়তা: আনুষ্ঠানিক যোগাযোগে
প্রক্রিয়া ও কাঠামো পরিবর্তন করা কঠিন। সময় ও পরিস্থিতি অনুযায়ী দ্রুত অভিযোজিত
হওয়া যায় না, যার ফলে সিদ্ধান্ত গ্রহণে সীমাবদ্ধতা দেখা দেয়।
৩. সৃজনশীলতা দমন হতে পারে: অতিরিক্ত
নিয়ম-কানুন ও আদেশ-নির্দেশের চাপে কর্মীরা নিজের মতামত বা নতুন চিন্তা প্রকাশে
নিরুৎসাহিত হয়। এতে উদ্ভাবনী চিন্তা বিকশিত হয় না।
৪. ব্যক্তিগত সম্পর্ক দুর্বল হয়: বেশি
আনুষ্ঠানিকতার ফলে সহকর্মীদের মধ্যে আন্তরিক সম্পর্ক গড়ে ওঠে না। এতে করে দলীয় কাজ
বা সহযোগিতার মানসিকতা কমে যায়।
৫. যোগাযোগ বিভ্রাটের আশঙ্কা: একাধিক স্তর
পেরিয়ে বার্তা যখন নিচে নামে, তখন তা বিকৃত হওয়ার ঝুঁকি থাকে। কেউ
ইচ্ছাকৃতভাবে বা ভুলবশত তথ্য পরিবর্তন করে দিতে পারে।
৬. কম সময়োপযোগী: আধুনিক ব্যবসা পরিবেশ
দ্রুত পরিবর্তিত হয়। তবে আনুষ্ঠানিক যোগাযোগের ধীরতা অনেক সময় ত্বরিত পদক্ষেপ নিতে
বাধা দেয়।
৭. কর্মীদের মধ্যে দূরত্ব সৃষ্টি: কর্মকর্তা-কর্মচারীর
মধ্যে অতিরিক্ত আনুষ্ঠানিকতা থাকলে উভয়ের মধ্যে বিশ্বাস ও ঘনিষ্ঠতা তৈরি হয় না।
এতে কর্মপরিবেশে অসন্তোষ বা মানসিক দূরত্ব দেখা দিতে পারে।
উপসংহার: আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ প্রতিষ্ঠানের শৃঙ্খলা, দায়িত্ববোধ ও নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখতে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। তবে এর সীমাবদ্ধতাগুলো বিবেচনায় রেখে অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগের সাথে ভারসাম্য বজায় রেখে ব্যবহার করাই হবে কার্যকর কৌশল।
সার্চ কী: আনুষ্ঠানিক যোগাযোগ, অনানুষ্ঠানিক যোগাযোগ, ব্যবসায়িক
যোগাযোগ, প্রতিষ্ঠানিক যোগাযোগ ব্যবস্থা, যোগাযোগের প্রকারভেদ, আনুষ্ঠানিক ও অনানুষ্ঠানিক
যোগাযোগের সুবিধা, যোগাযোগের ভূমিকা, ব্যবসায়
প্রতিষ্ঠান, তথ্য আদান-প্রদান, কর্মপরিবেশে
যোগাযোগ, প্রতিষ্ঠানের কার্যকারিতা, যোগাযোগ
ব্যবস্থাপনা, অফিস যোগাযোগ, সংস্থার
যোগাযোগ পদ্ধতি, যোগাযোগের গুরুত্ব
ঘোষণা: এই ওয়েবসাইটে প্রকাশিত সকল লেখনি লেখক ও ওয়েব এডমিন মুহাম্মাদ আল-আমিন খান কর্তৃক সর্বস্বত্ব সংরক্ষিত। Bangla
Articles এর কোনো লেখনি থেকে সম্পূর্ণ অথবা আংশিক কপি করে
সোশ্যাল মিডিয়া ও অন্য কোনো ওয়েবসাইটে প্রকাশ করা যাবে না। কোনো লেখনি ভালো
লাগলে ও প্রয়োজনীয় মনে হলে এই ওয়েবসাইট থেকেই তা পড়তে পারেন অথবা ওয়েব লিংক
শেয়ার করতে পারেন। গুগল সার্চ থেকে দেখা গেছে যে- বহু লেখনি কতিপয় ব্যক্তি নিজের নামে চালিয়ে দিয়েছেন, যা সম্পূর্ণরূপে কপিরাইট আইনের লঙ্ঘন। ভবিষ্যতে আবারও এমনটি হলে প্রথমত গুগলের
কাছে রিপোর্ট করা হবে ও দ্বিতীয়ত তাদের বিরুদ্ধে অবশ্যই কপিরাইট আইনের আওতায়
আইনগত ব্যবস্থা নেওয়া হবে। একই সাথে সকলের জ্ঞাতার্থে জানাচ্ছি যে- Bangla
Articles এ প্রকাশিত কোনো লেখনি আপনার ভালো না-ও
লাগতে পারে, প্রয়োজনে আপনি এর সমালোচনা কমেন্টের মাধ্যমে করতে পারেন। বাক স্বাধীনতা, চিন্তার বহিঃপ্রকাশ করার অধিকার ও লেখালেখি করার অভ্যাসের জায়গা থেকে লেখক যা
ইচ্ছা তাই লিখতে পারেন। তবে তিনি তার যেকোনো লেখনির ব্যাপারে যথেষ্ট সচেতন যাতে
করে শালীনতা বজায় রাখা যায় এবং অন্যের ধর্মীয় অনুভূতি, মূল্যবোধ ও অধিকারের প্রতি যথাযথ সম্মান প্রদর্শন করা যায়। - মুহাম্মাদ
আল-আমিন খান, লেখক ও ওয়েব এডমিন, Bangla Articles
